Quando si effettua una scelta, si cambia il futuro (Deepak Chopra).
A che serve un booking engine?
Il booking engine è lo strumento che rende possibile la prenotazione on-line delle tue camere. Per intenderci, i siti su cui i clienti visualizzano il calendario e la disponibilità delle camere, e poi procedono con il check-out del pagamento, sono mossi da un booking engine.
Non dico nulla di nuovo quindi nell’affermare con forza che questo strumento è necessario per ricevere prenotazioni anche dai canali digitali.
Il problema è che scegliere è davvero difficile, perché ci sono molte opzioni commerciali in giro e non si capisce mai bene la differenza.
Ho pensato quindi alle domande giuste che devi porti prima di accordarti con un’azienda provider del servizio.
1. Come funziona il pagamento finale?
La parola chiave è facile. Il processo di prenotazione deve essere intuitivo. Pochissimi bottoni su cui cliccare, pochi campi da compilare, informazioni chiare – anzi, chiarissime! Provalo con mano, cerca di effettuare una prenotazione e chiediti cosa si può tagliare nel processo.
Chiaramente, la pagina cruciale è quella del check-out finale in cui si paga. L’importante è arrivarci in meno clic possibile (4 è un numero giusto, ma indicativo ovviamente).
Il design deve essere professionale e contenere il logo dell’azienda. Cerca di non assomigliare a un sito truffa. Altrimenti, addio pagamenti.
Al bando lunghi processi di registrazione o pagine con tante immagini e bottoni che confondano le persone su ciò che veramente sta succedendo: la prenotazione.
Altra cosa quasi scontata ma spesso dimenticata è che l’intero processo (pagamento compreso) dev’essere necessariamente fruibile da tablet e smartphone. In Italia siamo ancora molto indietro, ma nei paesi esteri è normale prenotare via mobile. I turisti se lo aspettano anche da te. Non lasciarli a bocca asciutta – anche perché poi a bocca asciutta resti anche tu.
2. Com’è fatto il calendario?
Elemento al cuore del booking engine è sicuramente il calendario. Più opzioni di personalizzazione ci sono e meglio è.
Pensa ai filtri di visualizzazione per i tuoi clienti. Quante volte vai su un sito e cerchi qualcosa, ma i filtri di ricerca non soddisfano le tue aspettative? A me capita sempre con la ricerca dei voli. Quando prenoto le vacanze il mio obiettivo è sapere in un range abbastanza ampio di giorni dove potrei andare spendendo poco. Ma non esiste un filtro con cui cercare un volo in partenza da Pisa o Firenze, verso una destinazione qualsiasi e in date vaghe. Che rabbia!
Allora, il calendario è visualizzabile per giorno, mese, categoria di camera, prezzo, last-minute?
Ah, aggiungo per pura formalità: le date piene devono essere aggiornate automaticamente sul calendario con una grafica, per esempio colorandosi di rosso.
3. Il back-end è semplice da usare?
Non ci sono solamente i clienti. Lo strumento verrà usato dal tuo Staff e da te per gestire prenotazioni e calendario. Guarda intanto come comunicare in modo corretto la novità del booking engine in azienda.
Innanzitutto, chiedi in quanto tempo verrà implementato lo strumento la prima volta e se ci sarà una dimostrazione di utilizzo per il personale.
Cerca un’azienda che offre template personalizzabili, così potrai cambiare il design durante le festività o le diverse stagioni.
Guarda se il back-end è accessibile anche da tablet e da qualsiasi tipo di device. Non vorrai bloccare il tuo Team perché lo strumento non funziona su un iphone!
Fatti mostrare come si carica una promozione, come si aggiorna il calendario, come si gestiscono le impostazione del back-end.
Ultima cosa, importantissima. C’è il supporto 24h in caso di problemi tecnici?
4. Com’è la reportistica?
Devi essere in grado di avere intanto una panoramica a colpo d’occhio sui tuoi obiettivi di planning e sullo stato attuale delle cose.
Poi ti serve una suddivisione dei dati sia in base al mese che in base alla categoria di camera.
Fatti un giro nelle analytics del booking engine e cerca anche di capire come integrarle con la tua reportistica precedente! Chiedi consulenza direttamente all’azienda e capta la loro reazione. Questo la dice lunga.
Ancora una volta, ricordati della fruizione. Il report lo puoi scaricare anche su computer e visualizzare da mobile?
5. Il booking engine cresce con me?
Assicurati che lo strumento sia in grado di crescere all’espandersi della tua attività. Magari al momento non ci pensi, ma potresti volerti allargare a nuovi orizzonti.
Per esempio, da B&B aggiungere appartamenti in affitto, da semplice affittacamere potresti voler inserire dei servizi ancillari come visite guidate e transfer.
Hai la possibilità di includere tutto questo nel processo di prenotazione on-line?
Stessa cosa per le promozioni. Devi essere in grado di creare codici sconto in pochi clic, aggiungendo un limite di utilizzo. E dev’essere facile per i tuoi clienti usare il codice promozionale sul sito.
Anche i prezzi comitiva o gli sconti possono diventare un incubo se il tuo booking engine non è facile da aggiornare.
Allora, tu fatti queste domande e pretendi le risposte che ti aggradano prima di investire in un prodotto che non ti soddisfi. Perché prevenire è meglio che curare!
E quando gli ospiti arrivano? Ecco come fare un check-in coi controfiocchi.
Tu come ti trovi col tuo booking engine?
